Setiap bisnis harus memiliki setidaknya satu mesin fotokopi kantor. Tentu saja, Anda memerlukan sesuatu yang berkualitas tinggi, multifungsi, dan hemat biaya. Namun, sebelum Anda menandatangani
kontrak untuk apa yang tampak seperti kesepakatan hebat, pastikan Anda mendapatkan yang terbaik untuk bisnis Anda yang sedang tumbuh.
Volume
Walaupun mungkin tampak seperti orang yang tidak perlu repot, Anda perlu memastikan bahwa mesin
memilih mesin fotocopy Anda berikutnya dapat menangani volume dokumen yang akan diproduksi dan diedarkan oleh
perusahaan Anda. Beberapa perusahaan membuat kesalahan dengan membeli unit pribadi untuk bisnis mereka. Printer pribadi mungkin menghemat uang pada awalnya, tetapi mereka tidak dirancang untuk
menangani volume besar yang dikeluarkan sebagian besar bisnis. Alih-alih menyalurkan proyek-proyek besar itu ke pusat layanan, pastikan Anda memiliki unit tipe bisnis yang dapat menangani semua yang ingin dilakukan karyawan Anda.
Penanganan Kertas
Kecuali jika Anda ingin pekerja Anda menghabiskan hari memuat ulang mesin fotokopi kantor, Anda mungkin memerlukan perangkat yang akan menampung setidaknya 250 halaman sekaligus. Menghemat
waktu dan kerumitan, terutama jika Anda mencetak dalam volume besar seperti manual teknis atau dokumentasi lainnya. Sebagian besar
printer berkapasitas besar dapat menampung antara 250 dan 500 lembar, yang dapat berlangsung berjam-jam atau berminggu-minggu, tergantung pada volume atau dokumen yang dihasilkan oleh bisnis Anda.
Selain itu, Anda harus mempertimbangkan memiliki mesin yang dapat menangani pencetakan dua sisi. Ini tidak hanya akan menghemat
karyawan dari keharusan memuat ulang kertas secara terus-menerus, tetapi juga menghemat kertas. Ya, awalnya akan lebih mahal untuk
membeli mesin jenis ini. Namun, dalam jangka panjang, Anda akan menghemat uang di atas kertas karena Anda tidak akan menggunakan sebanyak mungkin.
Warna vs abu-abu
Memilih warna atau sistem hitam putih polos adalah perdebatan yang pada akhirnya dimiliki sebagian besar perusahaan. Meskipun bagus
untuk memiliki dokumen yang diproduksi dalam warna penuh, Anda harus bertanya pada diri sendiri apakah itu perlu. Untuk siapa
dokumen-dokumen ini dimaksudkan, dan apakah mereka harus sepenuhnya diwarnai? Apakah ada grafik dan gambar yang
membutuhkan pop yang membawa warna ke meja? Jika ternyata warna tidak diperlukan, Anda dapat mempertimbangkan menghemat sedikit uang dengan mesin fotokopi kantor hitam putih sederhana.
Keserbagunaan
Sebagian besar printer digital baru multifungsi. Sayangnya, tidak
jual mesin fotocopy padang semuanya mampu menangani berbagai jenis dan dimensi kertas. Bagi
mereka yang mungkin membutuhkan hal-hal seperti transparansi, Anda mungkin ingin menemukan sistem yang dapat menangani tidak hanya ukuran yang berbeda tetapi juga material yang berbeda.
Setiap bisnis membutuhkan mesin fotokopi kantor. Untuk meminimalkan frustrasi, pastikan Anda mendapatkannya yang dapat menangani tugas-tugas yang relevan di industri Anda.